Non solo smart working: dopo il Covid lavoriamo anche di sera

Una delle conseguenze della pandemia di Covid-19 è stata l’improvviso aumento del lavoro da casa. Inizialmente si trattava di una scelta obbligata, causata dalle restrizioni imposte in diversi Paesi del mondo. Ma moltissimi lavoratori hanno apprezzato la maggiore flessibilità offerta, e diverse aziende ormai richiedono la presenza in ufficio solo alcuni giorni a settimana, secondo un modello di lavoro chiamato «ibrido». Dopo due anni di lavoro da casa e ibrido, tuttavia, la giornata lavorativa (che tradizionalmente andava dalle 9 del mattino alle 6 del pomeriggio circa) sembra essersi allungata, o perlomeno diluita nell’arco delle 24 ore, con una separazione meno netta tra lavoro e momenti dedicati esclusivamente alla vita privata. È quanto emerge da una ricerca della multinazionale dell’informatica Microsoft, che ha analizzato i dati (anonimi) dei suoi utenti, tracciando l’utilizzo di applicazioni come Microsoft Teams (messaggistica istantanea e videochiamate) e Outlook (posta elettronica e calendario). Rispetto al periodo pre-pandemia, il numero di messaggi inviati su Teams al di fuori del normale orario da ufficio è infatti aumentato del 42%. Prima del Coronavirus, si registravano due principali picchi di attività su Teams: uno prima dell’orario di pranzo, e uno dopo la pausa pranzo, durante il pomeriggio. Adesso si nota un terzo picco, sebbene meno marcato rispetto agli altri due, tra le 9 e le 11 di sera. Circa il 10% degli utenti Teams inclusi nella ricerca Microsoft risulta ancora “attivo” oltre le 8 e fino a quasi le 11 di sera. La giornata lavorativa, quindi, sembra avere una lunga “coda”, perlomeno per alcuni. Il terzo picco diventa più evidente quando si considerano solo quei lavoratori ancora attivi nelle ore serali (invece che l’intero campione della ricerca). Chi lavora al di fuori dell’orario da ufficio lo fa infatti principalmente tra le 10 e le 11 di sera. La tendenza, già notata nei primi mesi di pandemia e lockdown, dopo due anni sembra essersi stabilizzata e non accenna a diminuire. Un secondo studio di Microsoft ha analizzato i dati dei suoi stessi dipendenti e scoperto che circa il 30% di essi è attivo durante il cosiddetto “terzo picco”.

La flessibilità offerta dal lavoro da casa permette di organizzare la propria giornata con più autonomia. Questo consente di assecondare i propri picchi di produttività (a seconda del proprio cronotipo, ad esempio) o di approfittare di un’ora libera nel mezzo del pomeriggio per dedicarsi a un’attività personale, come fare una commissione o allenarsi, “recuperando” poi il lavoro dopo cena. Anche alcuni genitori che si occupano dei figli durante il pomeriggio possono trovarsi a lavorare, non necessariamente per scelta, nelle ultime ore del giorno. E ancora, in qualche caso l’attività nelle ore serali può essere dovuta alla collaborazione con colleghi o clienti che si trovano in un altro fuso orario. Un’altra possibile spiegazione del terzo picco emerge guardando i dati che riguardano gli appuntamenti in calendario: da febbraio 2020 il tempo trascorso in riunioni per l’utente medio è cresciuto del 252% e il numero totale di riunioni del 153%. Se durante la giornata si è impegnati in appuntamenti programmati (e anche, come abbiamo visto, in chiamate fuori dal calendario), alcuni potrebbero ricorrere alle ore serali per dedicarsi a lavori che richiedono di rimanere concentrati più a lungo.

Ma è importante chiedersi se questo terzo picco sia davvero causato da una maggiore flessibilità che i dipendenti sono contenti di poter sfruttare, in modo da meglio integrare la vita professionale e quella privata (e quindi ottenere un migliore equilibrio tra le due) o se invece il lavoro non stia sconfinando nelle ore dedicate alle proprie passioni, o a famiglia e amici, aumentando il rischio di esaurimento o burnout. Secondo Shamsi Iqbal, ricercatore Microsoft, «lavorare durante il “terzo picco” dovrebbe rappresentare un’opzione disponibile per chi ne ha bisogno, ma è importante assicurarsi che le persone non lavorino 24 ore su 24, tutti i giorni della settimana».

Il numero di messaggi mandati in media su Teams è aumentato del 32% da marzo 2020 a febbraio 2022, e sembra in continua ascesa. Ma questo dato potrebbe essere una conseguenza di un cambiamento del modo in cui lavoriamo, con più contatti virtuali rispetto a due anni fa, e non necessariamente un segnale del fatto che lavoriamo di più. Non trovandosi più così spesso nello stesso spazio fisico, infatti, quello che un tempo sarebbe stato un commento rivolto a un collega seduto vicino a noi adesso è diventato, molto spesso, un messaggio o una e-mail. Non sorprende quindi che anche le chiamate su Teams non programmate in calendario siano aumentate dell’8% negli ultimi due anni (e oggi rappresentino il 64% del totale delle chiamate su questa piattaforma).

Dall’indagine emerge anche che la durata della giornata lavorativa (per l’utente medio di Teams, perlomeno) si è allungata di 46 minuti da marzo 2020 a febbraio 2022: il tempo che passa tra quando ci connettiamo per la prima volta la mattina a quando finiamo di lavorare è aumentato. Tuttavia questo non significa necessariamente che si lavorino 46 minuti in più ogni giorno: concedersi più pause, o pause più lunghe, potrebbe allungare e in un certo senso “diluire” la giornata lavorativa. Inoltre, non è solo l’attività durante le ore serali ad essere aumentata negli ultimi due anni, ma anche quella durante il weekend, che è cresciuta del 14%, secondo quanto riportato dalla stessa ricerca.

Per quanto sia difficile stabilire, in base a questi dati, se gli utenti Microsoft stiano lavorando di più rispetto all’epoca pre-pandemia, essere costantemente reperibili e non staccare mai completamente dal lavoro può avere un impatto negativo sull’equilibrio tra vita professionale e privata, anche se in totale non si lavorano più ore rispetto al normale.

Tra marzo 2021 e febbraio 2022, il numero di riunioni accavallate è sceso del 44%, mentre il 60% delle chiamate dura meno di 15 minuti. Una migliore organizzazione e una diminuzione del tempo trascorso in riunioni potrebbero aiutare a ridurre il lavoro al di fuori delle ore tradizionali (a meno che questo non sia il risultato di una libera scelta e preferenza personale). Inoltre, le chiamate registrate sono più che raddoppiate negli ultimi due anni, favorendo il lavoro asincrono e permettendo a chi si trova in un altro fuso orario di non doversi collegare in diretta. Detto tutto questo, la sfida oggi è garantire flessibilità ai dipendenti, assicurandosi che non lavorino più del dovuto e salvaguardando l’equilibrio tra vita professionale e vita privata. Il ruolo delle aziende dovrebbe essere quello di offrire supporto ai propri impiegati, lasciando più libertà e autonomia nell’organizzazione del lavoro, in modo tale che ciascuno possa trovare la soluzione che funziona meglio per se stesso.

Non esiste una strategia unica valida per tutti, ma un consiglio utile è quello di non inviare né rispondere alle e-mail dopo le 6 del pomeriggio o durante il weekend: così si evita di normalizzare il lavoro al di fuori dell’orario tradizionale e, magari inavvertitamente, di far sì che un collega ricominci a lavorare solo per risponderci. Soprattutto, è importante che le aziende non si aspettino che i dipendenti siano sempre reperibili e disponibili, ma che invece rispettino il confine tra vita professionale e privata.

Come sottolineato dalla stessa Microsoft, se un individuo si riconnette spesso dopo cena, dovrebbe essere esclusivamente perché in questo modo lavora (e vive) meglio.
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