Rimborso chilometrico: cos’è e come viene tassato in busta paga

La gestione dei costi interni è per le aziende qualcosa di fondamentale, dal momento che interessa il modo stesso in cui si trovano gestite e indirizzate le risorse. Una delle voci più importanti è quella del cosiddetto costo del personale, all’interno del quale troviamo non solo lo stipendio di dipendenti e collaboratori, ma anche diversi e talvolta non inferiori somme di denaro interessate.

Tra queste troviamo anche il rimborso chilometrico, che spetta al lavoratore qualora si trovasse in trasferta per conto dell’azienda adoperando la propria auto. Visto l’ammontare che può assumere tale somma, il calcolo rimborso chilometrico merita di essere eseguito con particolare attenzione.

Oggi analizziamo meglio come funziona il rimborso chilometrico, vedendo più nel dettaglio non solo cos’è ma anche con quali strumenti è possibile calcolarlo. Tra le soluzioni più innovative troviamo quelle comparse in seguito agli sviluppi registrati con la Digital Revolution, considerate particolarmente valide da tutti gli esperti del settore.

La gestione delle risorse umane nelle aziende:

Le risorse umane rappresentano il vero motore per tutte le aziende. Quando si tratta di predisporre una gestione adeguata delle risorse da dedicarvi è necessario procedere presentando particolare attenzione agli aspetti operativi, amministrativi nonché prettamente gestionali.

In questo modo è possibile fare una verifica effettiva rispetto all’andamento dei costi e a quello che viene ipotizzato in una fase finale. Quest’ultimo aspetto interessa proprio il budget da dedicare al personale, il cui fine è quello di capire quali sono le azioni da predisporre per risolvere eventuali inefficienze.

Una corretta visione delle risorse umane permette pertanto di:

• migliorare l’organizzazione del ramo produttivo;
• attuare una revisione degli elementi retributivi, valutando soluzioni maggiormente convenienti per l’azienda;
• possibilità di incrementare laddove serve l’organico;
• possibilità ridurre il personale se necessario e dove maggiormente si rivela utile;
• attuare l’inserimento di forme idonee di ammortizzatori sociali.

Per poter raggiungere questi traguardi è necessario avere un corollario di informazioni economiche, finanziarie notevoli, da integrare con una conoscenza profonda delle normative e dei sostegni in essere. Tra queste vi sono anche quelle inerenti il rimborso chilometrico,  il quale va per legge inserito all’interno delle buste paga dei dipendenti.

Cos’è il rimborso chilometrico:

Ma cos’è esattamente il rimborso chilometrico? Si tratta di un’indennità che il datore di lavoro riconosce al dipendente che si presta a mettere a disposizione dell’azienda una vettura di proprietà durante una trasferta lavorativa.

Essa sarà definita in maniera ufficiale, rispettando quanto definito in termini fiscali dal legislatore: comparirà perciò ogni volta che viene conseguita in busta paga.

Gli aspetti che influiscono sulla definizione del rimborso chilometrico sono diversi: tipo di carburante utilizzato, km percorsi dal lavoratore, livello di tassazione e deducibilità da applicare, tipologia del veicolo, attestazione della proprietà del mezzo, luogo dove è stata effettuata la trasferta (il comune di riferimento).

Conoscere nel dettaglio tutti questi elementi si rivela indispensabile per avere un calcolo accurato e preciso del rimborso chilometrico.

Come si può vedere comprende le spese sia dirette che indirette sostenute dal dipendente, dette anche proporzionali. Esse aumentano insieme al tragitto percorso. Tra queste configurano quelle inerenti le gomme e le altre componenti della vettura, per fare degli esempi concreti.

Vi sono poi spese sia dirette che indirette dette non proporzionali, le quali non risultano di pertinenza del trasporto in sé, in quanto sono sostenute una tantum e hanno un costo fisso. Tra queste ci sono, sempre per fare degli esempi concreti, i pedaggi autostradali e i costi dei parcheggi.

Per quanto riguarda la tassazione nel rimborso chilometrico, essa è stata definita dal Legislatore in linea generale con la Circolare n.326/ E del 1997 del Ministro delle Finanze.

In questo documento è stato stabilito che il rimborso è tassato come il resto del reddito unicamente per le trasferte all’interno del Comune in cui si trova la sede dell’azienda, e non per quelle extracomunali, per le quali non vige alcuna tassazione. Ciò a patto che siano stati utilizzati come parametri di riferimento i coefficienti predisposti nelle tabelle ACI.

Inoltre, sempre stando alla Circolare n. 326/E del 1997 il datore di lavoro non è soggetto a rilasciare obbligatoriamente alcuna autorizzazione preventiva per la trasferta. Sarà il lavoratore a dover fornire la documentazione del rimborso chilometrico in caso di controlli fiscali, una copia della quale dovrà essere conservata dal datore di lavoro. Se compilata nel rispetto dei criteri di tassazione non vi sarà alcun problema né sanzione.

Come si gestisce il rimborso chilometrico:

Esistono diversi modi per gestire il rimborso chilometrico. I più innovativi sono quelli che vedono l’adozione di software ad hoc, da strutturare a misura dell’azienda. Essi consentono di ottenere il calcolo del rimborso chilometrico in pochi clic, in maniera tanto rapida quanto affidabile.

Nonostante la comprovata validità ed efficienza di tali programmi, in grado di far risparmiare tempo e denaro ma soprattutto di far dormire sonni tranquilli, sono ancora tante le realtà economiche che risultano in fase di aggiornamento nel Belpaese.

Pertanto, gli stimoli dell’economia ad andare in questa direzione sono sotto gli occhi di tutti, come confermato tra l’altro dalla stesura delle linee guida del PNRR e dalla definizione dei relativi sostegni a vantaggio dell’innovazione nei diversi rami del business nazionale, rigorosamente nel segno della Digital Revolution e della sostenibilità.

Altre opzioni per gestire il rimborso chilometrico in busta paga sono quelle che vedono l’adozione di formule manuali, ancora sorprendentemente in uso, e di programmi che presentano costi ridotti quali word, excel, ecc. ecc.

Il tratto comune di tutte queste soluzioni è rappresentato dalla maggiore possibilità di andare incontro all’errore umano, qualcosa che, trattandosi di gestione finanziaria, andrebbe prevenuto alla radice.

Avere dati inesatti rispetto alla gestione del personale comporta, sostanzialmente, di non poter avere la situazione interna sotto controllo a livello delle risorse, non sapere come vengono utilizzati i soldi.

Ciò porterà, inoltre, alla formulazione di documenti inesatti tra quelli ufficiali e persino obbligatori per legge. Se quindi i software informatici di ultima generazione presentano un costo iniziale maggiore, allo stesso tempo permettono di ridurre l’errore e i costi da esso derivanti, tanto nell’immediato che nel lungo periodo.

Abbiamo visto cos’è e con quali modalità è possibile gestire il rimborso chilometrico spettante ai dipendenti aziendali. Si tratta di un dato che risulta traducibile in termini economici e che può essere ottenuto tramite diverse opzioni. Attualmente quella migliore, in termini sia di produttività che di gestione delle risorse, parte indubbiamente dall’adozione di software ad hoc, più performanti e semplici da adoperare nella quotidianità.