Le aziende italiane stanno affrontando con ottimismo la trasformazione digitale, un percorso che è stato sicuramente accelerato dalla pandemia. Tuttavia ancora oggi molte imprese devono completare la digitalizzazione dei processi. Si tratta di un cambiamento non più prorogabile, attraverso il quale creare valore e rendere il business più efficiente e resiliente.
Un recente report diffuso dall’Istat, l’indicatore sulla digitalizzazione di base delle PMI italiane, colloca le aziende italiane al decimo posto della graduatoria nel contesto europeo. Purtroppo, però, circa l’80% delle imprese con almeno dieci addetti si colloca a un livello basso o molto basso.
In particolare, l’automazione dello spend management in azienda è una delle tappe fondamentali di questo processo, per superare i tradizionali sistemi manuali di gestione delle risorse che caratterizza grand parte delle piccole e medie imprese. Ciò vale soprattutto per il controllo dettagliato delle spese, ossia chi utilizza le risorse aziendali, per quali attività vengono utilizzate, in che modo e in quale luogo.
Gestire le spese aziendali in modo ottimale e controllato permette di usufruire di diversi vantaggi, dalla riduzione degli sprechi delle risorse aziendali a una maggiore semplicità e accuratezza dei processi decisionali, autorizzativi e di rendicontazione. Ciò è possibile attraverso l’uso di nuove tecnologie di spend management, in grado di migliorare, ottimizzare e facilitare la gestione delle spese delle aziende.
Un supporto strategico in questo ambito arriva dalla soluzione proposta da Soldo, una piattaforma flessibile per semplificare, digitalizzare e automatizzare la gestione delle spese aziendali. Questa tecnologia, già utilizzata da oltre trentamila aziende, caratterizza tre soluzioni completamente integrate tra loro e interoperabili: le carte aziendali per i dipendenti, la web console per il controllo delle spese e l’app mobile per i pagamenti contactless.
I vantaggi di una piattaforma flessibile per la gestione delle spese aziendali
La soluzione proposta da Soldo consente innanzitutto di tenere traccia di tutte le spese aziendali in tempo reale, aiutando le imprese a ottimizzare i costi e usare meglio le risorse. Inoltre, permette di automatizzare e velocizzare i flussi approvativi, per favorire la velocità decisionale e incrementare l’autonomia nella gestione delle risorse di dipartimenti e dipendenti.
La gestione digitalizzata e centralizzata delle spese aziendali permette inoltre di trasferire fondi in modo istantaneo, impostare limiti personalizzati di spesa per ogni carta aziendale e definire regole d’uso dettagliate, per esempio stabilendo le aree geografiche, le categorie merceologiche e il tipo di pagamenti abilitati. Tutto ciò favorisce un controllo preventivo sulle spese dell’azienda, per una visione sempre chiara sull’utilizzo delle risorse dell’organizzazione.
L’importanza di ottimizzare la rendicontazione delle spese aziendali
Nello spend management aziendale un processo delicato è rappresentato dalla rendicontazione delle spese. Nei sistemi di gestione tradizionali questa operazione avviene dopo molto tempo dall’effettivo utilizzo delle risorse, con la consegna delle note spese e il controllo degli acquisti e dei pagamenti effettuati. Questo approccio presenta diverse criticità, in termini di: lentezza del processo di verifica, costi elevati e incertezza da parte di chi usa le risorse, fino alla conferma dell’autorizzazione delle spese.
Oggi i tempi sono maturi per l’utilizzo di tecnologie digitali, che permettono di superare questo sistema inefficiente, per accedere e controllare i dati sulle spese in tempo reale. I benefici per le aziende sono molteplici e vanno da una gestione più efficiente delle spese e della fatturazione a una maggiore produttività dei reparti. Inoltre, è possibile migliorare la soddisfazione dei dipendenti, grazie a tempistiche ridotte per l’erogazione dei rimborsi e un riscontro immediato sulle spese autorizzate.
Con Soldo è possibile semplificare tutte le fasi del processo di acquisto e di spesa, automatizzando le operazioni di decisione, autorizzazione, pagamento e rendicontazione. In questo modo è possibile eliminare la manualità dei processi ripetitivi, utilizzando un’unica piattaforma per gestire in modo più facile, veloce e centralizzato, risolvendo in pochi istanti tutti gli step di attribuzione, classificazione e riconciliazione.
Per la semplificazione della rendicontazione, Soldo consente per esempio di caricare in automatico nel sistema le copie degli scontrini: è sufficiente che i dipendenti scattino una foto tramite l’app e il proprio smartphone. Allo stesso tempo, le informazioni sono conservate per dieci anni in linea con le normative di legge, favorendo un accesso semplificato a tutte le note spese e alle relative descrizioni, così da tutelare le aziende da eventuali problemi con l’Agenzia delle Entrate. Molti non sanno, infatti, che l’Agenzia delle Entrate ha stabilito, per mezzo della risoluzione N. 96/E del 2017 e la successiva risposta n° 388 del 2019 che qualora sussistano precise caratteristiche tecniche i documenti analogici possono essere legittimamente sostituiti da quelli informatici.
Questi devono essere, infatti, leggibili, autentici ma, anche, integri e immodificabili. E, di fatto, è quello che consente di fare Soldo attraverso un sistema di conservazione sostitutiva, grazie al quale i documenti sono archiviati in modo da essere conferme alle disposizioni di legge, con un incredibile risparmio di tempo e spazio.
Spend management: la priorità delle aziende è semplificare e ottimizzare
Secondo i dati di una ricerca condotta da Travel for business, la più importante community italiana del business travel e mobility management, le necessità fondamentali per le aziende nella gestione delle spese per la mobilità dei dipendenti sono soprattutto trasparenza, controllo e analisi predittiva. Dalla ricerca, in cui sono stati coinvolti per il 68% circa i travel manager delle aziende (equamente distribuite tra piccole, medie e grandi), si evince che in molti casi (il 45% circa) ci sia una difficoltà nel reperire le informazioni e il 17% circa degli intervistati dichiara di non avere a disposizione un sistema automatizzato per la gestione dei dati relativi alle trasferte di viaggio.
È indispensabile, dunque, affidarsi a soluzioni di gestione più avanzate rispetto al passato, attraverso l’automatizzazione dei processi manuali e una gestione intelligente dei pagamenti. La priorità, quindi, è semplificare e ottimizzare, digitalizzando i processi per ottenere un maggiore controllo dei costi e processi più efficienti, con il tracciamento in tempo reale mediante l’autorizzazione di pagamenti e spese entro pochi istanti dalla richiesta.
Al contrario, la mancanza di automazione e digitalizzazione comporta una serie di rischi elevati per le aziende, tra cui lo spreco di risorse e la mancanza di informazioni precise e immediate sulle spese. La tecnologia proprietaria di Soldo permette di rendere più efficiente e comoda la gestione delle spese aziendali, automatizzando i processi finanziari del business per dedicare maggiori risorse alle attività core dell’organizzazione. Si tratta di una soluzione adatta a qualsiasi realtà, dalle start-up alle grandi aziende, con piani dedicati per ogni impresa e la possibilità di gestire le spese dell’azienda e dei dipendenti tramite un’unica piattaforma.
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